전체 문자, 메일보낼 때 중복피하는 방법(통합주소록의 필요성)
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단체에서 보내는 메일이 중복해서 오는 경우가 있습니다.
그런 경우, 단체 주소록에 그룹별 지정이 되어 있어서
그룹별로 불러와서 보낸 거지요.
대개 포탈 주소록(다음, 네이버,싸이월드...)에 그룹별로 등록해서 많이 쓰고 있습니다.
그룹별로 문자나 메일을 보낼 땐 괜찮은데
전체 메일을 보낼 땐 중복을 잡을 방법이 없습니다.
'다음 주소록'에 중복주소 관리 기능이 있긴 합니다.
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하지만 두 그룹 중에 하나를 삭제해야 합니다.
두 그룹에 다 속해 있는데 하나를 삭제하는 건 말이 안되지요.
그룹별로도 보낼 수 있고, 전체로도 중복 없이 보내는 방법을 찾고 있는 겁니다.
그럴때 "N미디어-유권자DB"를 써 보세요.
"N미디어-유권자DB"가 뭐냐구요?
최강의 인맥관리프로그램입니다.
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1. 먼저 모든 인적자료를 통합합니다
모든 자료는 통합되어 있어야 가치가 있습니다.
휴대폰 주소록, 포탈주소록 등을 모두 한 데 모아야 의미가 있겠지요.
[ 다음 주소록 엑셀로 내보기]를 해보겠습니다.
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왼쪽 아래에 있는 '주소록 내보기'를 해서 오른쪽 위에 '파일로 내보내기'를 누릅니다.
그 다음 밑에 있는 '일반 엑셀파일로 보내기'버튼을 누른 다음 저장합니다.
후대폰 자료도 엑셀로 빼서 모두 '유권자DB'에 불러들입니다.
아래 그림처럼 '파일 가져오기'로 하면 됩니다.
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2. 통합한 후 중복잡기를 합니다
기준 필드를 휴대폰이나 이메일로 하면 되겠지요.
휴대폰, 이메일이 같은 사람은 없으니까요.
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3. 중복자료 삭제 및 자료 수정합니다
중복되는 자료를 모두 리스트에 보여주기를 해서
똑같은 자료는 삭제하고, 내용이 다른 경우는 한 자료에 조합해서 기입합니다.
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위의 경우 '이가은'이라는 사람은 모임분과가 '문화부'와 '운영위'소속입니다.
한 자료에다 모임분과를 '문화부, 운영위'라고 적고, 이메일 주소를 기입합니다.
(두 자료를 조합을 한다고 생각하면 됩니다.)
그리고 나머지 자료는 삭제합니다.
그런 다음 '문화부' 소속인 사람을 찾아보겠습니다.
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찾아보기에서 문화부를 검색하면 아래와 같이 나옵니다.
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이가은씨는 전체 명단에 중복 안되어 있고
문화부에도 검색되고 운영위에도 검색됩니다.
=> 단체든, 개인이든 간에 모든 주소록은 통합하고
꾸준히 관리해야 유효하다는 점을 강조하고 싶습니다.
이제 단체 문자나 이메일을 보낼 자료를 뽑아 보내면 됩니다.
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